Табель учёта, по своей сути, это бланк с подробным списком сотрудников, в котором ведётся учёт отработанного рабочего времени.

Кроме прямого учёта отработанного времени в этом же табеле проставляются иные отметки, относящиеся к рабочему процессу, среди которых:

  • отгулы;
  • прогулы;
  • опоздания;
  • больничные;
  • сверхурочные работы;
  • выход на работу в праздничные дни;
  • отпуск, в том числе декретный и по уходу за ребёнком и т.д.

При этом ведение табеля учёта рабочего времени предназначено не только для предоставления отчётной документации, но и преследует чисто практические цели, в частности объективное начисление оплаты за проделанную работу.

Основные требования

Каких-то специальных требований к бланку табеля, ограниченных рамками общего стандарта или ГОСТа не существует. Это означает, что руководство каждой компании может разработать свою форму табеля, который будет оптимально соответствовать формату ведения отчётной документации, принятому на конкретном предприятии.

Однако необходимо подчеркнуть, что любая форма табеля должна быть утверждена к использованию соответствующим приказом по предприятию или компании.

Используемые шифры и обозначения

В качестве стандартных обозначений различных событий, необходимых для фиксации в текущем табеле учёта, используются различные сокращения и коды.

К примеру, в качестве шифра для обозначения выходов используются:

  • Я или (01) – явка на работу;
  • Б или (19) – больничный, и т.д.

С полным перечнем условных сокращений можно ознакомиться тут.

Также для фиксации видов оплаты по каждому сотруднику используются коды:

  • 2000 – с помощью которого отражается зарплата;
  • 2012 – отражение оплачиваемых отпусков, и т.д.

Перечень кодов, используемых в данный момент, можно посмотреть тут.

Заучивать наизусть точное соответствие сокращений не требуется, так как стандартный бланк Т-12 сопровождается полной расшифровкой.

Необходимо заметить, что данные обозначения носят рекомендательный характер, и руководство отдельных предприятий может использовать иные наборы шифровых сокращений.

К примеру, при упрощённой системе ведения учёта работодатель может решить, что для ведения табеля достаточно фиксировать лишь две позиции выход и невыход на рабочее место. В этом случае набор шифров сокращается до двух позиций:

  • Я – явка на рабочее место;
  • Н – неявка на рабочее место;

При этом важно учитывать следующий нюанс, единожды употреблённый шифр для обозначения в табеле не допускается к повторному использованию. Если на данном предприятии ведётся учёт по разделению на дневные, вечерние и ночные часы работы или смены, то использование литеры «Н» как шифра ночной смены или ночных часов работы уже не допустимо.

Используемые шаблоны

Несмотря на свободу в самостоятельном выборе и изготовлении табельных бланков, Госкомстат разработал две универсальные формы бланков для ведения табеля:

  • Т-12, предназначенную как для распечатки на бумаге и ручного заполнения, так и заполнения в виде таблицы на компьютере с последующей распечаткой готового бланка;
  • Т-13, позволяющую автоматизировать процесс заполнения табеля посредством дополнительного программного обеспечения, которое даёт возможность считывать данные карточек учёта при прохождении турникета или активации оборудования на рабочем месте.

Скачать табель учёта рабочего времени бесплатно, для формы Т-12, можно по этой ссылке, в формате Word.

Скачать табель учёта рабочего времени бесплатно, для формы Т-13 можно по этой ссылке, в формате Excel.

Использование данных форм перекрывает все существующие на рынке труда требования по учёту. Руководству организации остаётся выбрать подходящую форму и определиться с набором учитываемых параметров.

Форма ведения и заполнения табеля

Важным нюансом, при ведении табеля, является необходимость его физического отражения на бумаге. Это требование обоснованно тем, что после закрытия отчётного периода в табеле проставляются подписи ответственных лиц, в том числе и начальника, утверждающего документ.

Поэтому даже в том случае, когда основной процесс фиксации производится в электронном виде, конечный документ распечатывается для проставления подписей.

Исправления

Внесение исправлений в текущий документ осуществляется по мере необходимости и выявлении ошибок или неточностей. Изменения вносятся путём однократного зачёркивания неверной информации и внесения актуальных сведений, с надписью «исправлено» и подписью лица ответственного за ведение и заполнение табеля.

В том случае, когда табель уже закрыт, а по отдельному сотруднику появляются дополнительные сведенья, составляется дополнительный вид табеля – корректирующий. В котором отражается вся новая информация.

Периодичность заполнения

Табель учёта рабочего времени относится к документам первичной отчётности, поэтому заполняется ежедневно и закрывается в конце месяца. Обычно, для упорядочивания документации, табелям присваивается порядковые номера соответствующего календарного месяца.

Альтернатива существующей системе учёта

Несмотря на необходимость ведения табеля учёта рабочего времени, процедура ввода документации подобного типа связанна с рядом некоторых неудобств для владельца бизнеса или генерального менеджера компании.

К таким неудобствам можно отнести:

  • выделение руководителем личного времени на ведение табеля;
  • необходимость ежедневной фиксации;
  • найм отдельного сотрудника на должность табельщика;
  • закупка специального программного обеспечения и оборудования;

Все перечисленные недостатки можно решать по-разному, можно смириться с возникновением необходимых расходов или попробовать найти альтернативные варианты ведения учёта.

В качестве альтернативного подхода можно присмотреться к использованию набирающего популярность онлайн сервиса ведения табеля рабочего времени, который снимает с руководства временные и кадровые ограничения.

Заключение

Выбор той или иной формы учёта рабочего времени целиком зависит от потребностей самой компании, однако при этом всегда подразумевается, что все сотрудники приходят в офис или на завод, с обязательным прохождением через турникет или иную систему, позволяющую вести автоматическую фиксацию посещения рабочего места. В других случаях необходимо наличие табельщика, целенаправленно занимающегося учётом.

При этом ни один из табелей не в состоянии вести наблюдение за сотрудниками, что подразумевает невозможность определения – чем именно занимается человек на рабочем месте, гуляет по отделам или пьёт чай. Сколько времени провёл за рабочим столом и прочие нюансы.

А если структура компании такова, что офисы находятся в разных районах или регионах, в том числе и с привлечением сотрудников, работающих на удаленке, то учёт с использованием традиционных методов становится весьма нетривиальной задачей.

Внедрение инновационных технологий в процесс учёта рабочего времени, в частности переход на систему автоматизированного учёта рабочего времени с использованием технологии распознавания лица – снимает ряд подобных вопросов, так как фиксация и регистрация происходит в автоматическом режиме, без учёта человеческого фактора.